Financing Case Study, Implementasi Nyata DigitalCabinet™

Financing Company

Sebuah perusahaan pembiayaan nasional yang merupakan kerja sama antara grup keuangan Jepang dan salah satu bank nasional di Indonesia mengelola ribuan transaksi pembiayaan setiap bulannya. Setiap transaksi menghasilkan satu bundel arsip yang harus disimpan selama bertahun-tahun sebagai bagian dari kepatuhan regulasi dan operasional perusahaan.

Seiring pertumbuhan bisnis dan bertambahnya jumlah cabang, proses pengelolaan arsip fisik mulai menjadi hambatan. Dokumen harus berpindah dari satu divisi ke divisi lain, waktu pencarian semakin lama, biaya penyimpanan meningkat setiap tahun, sementara kebutuhan akses terhadap informasi terus bertambah. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perusahaan mengimplementasikan DigitalCabinet™ sebagai platform Document Management System (DMS) terpusat sekaligus melakukan digitalisasi sekitar 500.000 lembar arsip pembiayaan.

Tantangan

Setiap transaksi pembiayaan menghasilkan satu bundel arsip yang berisi dokumen legal, analisis kredit, identitas nasabah, dokumen jaminan, hingga dokumen pencairan dana. Arsip tersebut harus diakses oleh berbagai divisi seperti Credit Analyst, Verification, Disbursement, Legal, Collection, Internal Audit, hingga Customer Service.

Karena seluruh arsip masih berbentuk fisik, setiap permintaan dokumen harus melalui petugas arsip. Proses pencarian, pengambilan, dan distribusi dokumen membutuhkan rata-rata sekitar 30 menit untuk setiap permintaan. Dalam satu hari terjadi sekitar 25 kali akses arsip atau sekitar 500 kali akses setiap bulan.

• Satu arsip hanya dapat digunakan oleh satu divisi pada satu waktu.
• Sering terjadi antrean permintaan dokumen antar divisi.
• Produktivitas menurun karena banyak waktu habis hanya untuk mencari arsip.
• Terjadi duplikasi (redundant copy) dokumen agar beberapa divisi dapat bekerja secara bersamaan.
• Biaya gudang arsip fisik dan layanan penyimpanan meningkat setiap tahun.
• Jumlah tenaga administrasi arsip terus bertambah seiring pertumbuhan dokumen.

Solusi DigitalCabinet™

DigitalCabinet™ diimplementasikan sebagai repository arsip digital terpusat untuk seluruh dokumen pembiayaan perusahaan. Sekitar 500.000 lembar dokumen dialihmediakan ke format digital, kemudian disimpan dalam sistem yang aman dan dapat diakses sesuai hak akses masing-masing pengguna.

Selain implementasi aplikasi Document Management System, proyek ini juga mencakup penyusunan struktur arsip, proses digitalisasi dokumen, serta pelatihan SDM agar perusahaan mampu melanjutkan proses scanning dan pengelolaan arsip secara mandiri setelah implementasi selesai.

"Dokumen yang sebelumnya membutuhkan waktu puluhan menit untuk ditemukan kini dapat diakses kurang dari satu menit oleh banyak pengguna secara bersamaan tanpa harus memindahkan arsip fisik."

Hasil Implementasi

Implementasi DigitalCabinet™ memberikan perubahan yang signifikan terhadap proses bisnis perusahaan. Waktu pencarian arsip turun dari sekitar 30 menit menjadi kurang dari 1 menit. Kebutuhan petugas administrasi arsip juga berkurang karena sebagian besar permintaan dokumen dapat dilayani langsung melalui sistem.

Yang paling menarik adalah meningkatnya intensitas pemanfaatan dokumen. Setelah implementasi, jumlah akses arsip meningkat secara signifikan, sementara total waktu kerja yang digunakan untuk melayani permintaan arsip justru turun drastis. Hal ini menunjukkan bahwa informasi menjadi jauh lebih mudah diperoleh tanpa menambah beban operasional perusahaan.

• Waktu akses arsip berkurang dari ±30 menit menjadi kurang dari 1 menit.
• Kebutuhan petugas arsip turun dari sekitar 4 orang menjadi hanya 1 orang.
• Satu dokumen dapat diakses banyak pengguna secara bersamaan (multi-user access).
• Redundansi salinan arsip dapat dihilangkan.
• Biaya penyimpanan arsip fisik menurun karena hanya dokumen yang diwajibkan regulasi yang tetap disimpan.
• Produktivitas meningkat karena informasi tersedia hampir secara instan.

Grafik implementasi memperlihatkan bahwa setelah DigitalCabinet™ digunakan, jumlah akses dokumen meningkat hampir tiga kali lipat, sementara total jam kerja yang diperlukan untuk melayani permintaan arsip justru turun secara signifikan. Dengan kata lain, perusahaan berhasil memberikan akses informasi yang jauh lebih cepat kepada lebih banyak pengguna menggunakan sumber daya operasional yang lebih sedikit.