Banking Case Study, Implementasi Nyata DigitalCabinet™

Bank

Sebuah bank nasional mengelola jutaan dokumen digital yang terus bertambah setiap hari. Dokumen tersebut berasal dari berbagai proses bisnis seperti pembukaan rekening, kredit, legal, treasury, audit, operasional, customer service, hingga administrasi kantor cabang. Sebagian dokumen berasal dari hasil scanning, sementara sebagian lainnya merupakan dokumen digital seperti PDF, Microsoft Office, email, maupun berbagai dokumen elektronik yang dihasilkan oleh aplikasi perbankan.

Seiring berkembangnya jumlah cabang dan layanan digital, penyimpanan dokumen menjadi semakin kompleks. File tersebar di berbagai aplikasi, server, komputer kerja, maupun media penyimpanan lainnya sehingga sulit dikelola secara konsisten. Untuk membangun pengelolaan dokumen yang lebih aman, terpusat, dan mudah diintegrasikan dengan sistem lain, bank mengimplementasikan DigitalCabinet™ sebagai Enterprise Document Repository yang menjadi backbone penyimpanan seluruh dokumen digital perusahaan.

Tantangan

Dokumen perbankan memiliki tingkat kerahasiaan yang sangat tinggi. Setiap hari berbagai divisi menghasilkan ribuan dokumen baru, mulai dari dokumen identitas nasabah, formulir pembukaan rekening, kontrak kredit, dokumen agunan, sertifikat, dokumen legal, laporan operasional, hingga dokumen audit.

Karena penyimpanan dilakukan oleh berbagai aplikasi dan unit kerja, pencarian dokumen sering memerlukan waktu lama, pengendalian akses menjadi sulit dilakukan secara konsisten, serta meningkatkan risiko penyalahgunaan maupun kebocoran informasi.

• Dokumen nasabah tersebar di berbagai aplikasi, divisi, dan kantor cabang.
• File PDF, hasil scanning, Microsoft Office, dan dokumen digital tersimpan pada berbagai media penyimpanan.
• Pencarian dokumen membutuhkan waktu lama ketika diperlukan oleh customer service, kredit, legal maupun audit.
• Risiko akses oleh pihak yang tidak berwenang.
• Sulit melacak siapa yang membuka, mencetak, atau mengunduh dokumen.
• Backup dokumen antar lokasi belum terintegrasi secara otomatis.
• Aplikasi-aplikasi internal membutuhkan akses ke repository dokumen yang sama.

Solusi DigitalCabinet™

DigitalCabinet™ diimplementasikan sebagai Enterprise Content Repository yang menjadi pusat penyimpanan seluruh dokumen digital bank. Seluruh dokumen dari berbagai aplikasi maupun hasil scanning dikonsolidasikan ke dalam satu repository yang aman, kemudian diindeks menggunakan teknologi OCR Full Text Search sehingga isi dokumen dapat dicari hanya dalam hitungan detik.

DigitalCabinet™ juga menyediakan API sehingga berbagai aplikasi internal bank seperti Core Banking, Loan Origination System, Customer Service, CRM, Mobile Banking Back Office, maupun aplikasi operasional lainnya dapat mengakses dokumen secara langsung tanpa perlu menyimpan salinan file pada masing-masing aplikasi.

Untuk menjaga keamanan informasi, sistem dilengkapi berbagai mekanisme Enterprise Security seperti Role-Based Access Control, Realtime Watermark, persetujuan (Approval) sebelum dokumen dapat diunduh, Audit Trail yang mencatat seluruh aktivitas pengguna, serta replikasi dan backup otomatis ke Disaster Recovery Center (DRC) guna menjamin kontinuitas layanan apabila terjadi gangguan pada pusat data utama.

"DigitalCabinet™ tidak hanya menjadi sistem arsip digital, tetapi menjadi backbone penyimpanan dokumen perusahaan yang melayani berbagai aplikasi di lingkungan bank dengan standar keamanan enterprise."

Hasil Implementasi

Setelah implementasi DigitalCabinet™, seluruh dokumen digital bank tersimpan secara terpusat dalam satu repository yang aman. Proses pencarian dokumen yang sebelumnya memerlukan waktu lama kini dapat dilakukan hanya dalam hitungan detik menggunakan Full Text Search maupun metadata dokumen.

Karena repository digunakan bersama oleh berbagai aplikasi internal melalui API, setiap dokumen hanya disimpan satu kali (single source of truth). Hal ini mengurangi duplikasi data, meningkatkan konsistensi informasi, serta mempermudah pengelolaan dokumen di seluruh organisasi.

• Repository dokumen digital terpusat untuk seluruh divisi dan kantor cabang.
• Pencarian dokumen nasabah hanya dalam hitungan detik menggunakan OCR Full Text Search.
• Nasabah tidak perlu berulang kali menyerahkan fotokopi dokumen yang sudah tersimpan dalam repository.
• Berbagai aplikasi internal dapat mengakses dokumen melalui REST API tanpa membuat salinan baru.
• Realtime Watermark melindungi dokumen yang sedang dibuka dari penyalahgunaan.
• Approval Download memastikan dokumen sensitif hanya dapat diunduh setelah memperoleh persetujuan.
• Audit Trail mencatat seluruh aktivitas pengguna, termasuk melihat, mencetak, mengunduh, maupun mengubah dokumen.
• Role-Based Access Control memastikan setiap pengguna hanya dapat mengakses dokumen sesuai kewenangannya.
• Backup otomatis ke Disaster Recovery Center (DRC) meningkatkan kesiapan Business Continuity Plan (BCP).
• Proses audit internal, audit regulator, maupun audit eksternal menjadi jauh lebih cepat karena seluruh dokumen tersedia dalam satu sistem.

Melalui implementasi DigitalCabinet™, bank berhasil membangun fondasi Enterprise Content Management yang aman, terintegrasi, dan mudah dikembangkan. Repository dokumen tidak lagi menjadi milik satu aplikasi tertentu, melainkan menjadi layanan bersama yang dapat dimanfaatkan oleh seluruh sistem informasi bank dengan standar keamanan, ketersediaan, dan keandalan yang sesuai dengan kebutuhan industri perbankan modern.