Berpengalaman dan terpercaya mengelola dokumen arsip digital Institusi Bisnis dan Pemerintahan sejak 2008
proses alih media/digitalisasi arsip

DIGITALISASI ARSIP / ALIH MEDIA ARSIP (KONVERSI ARSIP)

Layanan digitalisasi arsip terutama ditujukan untuk klien kantor pemerintah atau lembaga layanan publik, meskipun tidak menutup perusahaan swasta juga bisa memilih layanan ini.
Paket layanan alih media terdiri atas 3 pekerjaan, yaitu:

1. Jasa Digitalisasi Arsip Fisik (Alih Media)

Tim Digital Cabinet™ melakukan proses alih media (digitalisasi) arsip/dokumen institusi dari bentuk kertas menjadi bentuk arsip digital dalam format file PDF dengan teknologi scanning.

Proses alih media arsip, sangat berbeda dengan jasa photo copy dokumen. Layanan alih media arsip Digital abinet™ terdiri atas 10 jenis pekerjaan mulai dari menentukan karakteristik arsip perusahaan, melakukan klasifikasi arsip pra-alih media, menyusun SOP (standard operating procedure) alih media di perusahaan, setting perangkat scanner, melakukan uji kualitas scanning (quality control), hingga mengintegrasikan arsip digital hasil proses alih media (scanning) ke dalam aplikasi Sistem Arsip Digital Cabinet™.

Semua tahap di atas untuk memastikan bahwa arsip digital yang dihasilkan berkualitas tinggi, bertahan untuk jangka waktu lama, kerahasiaan arsip selama proses alih media terjaga dengan baik, dan sesuai dengan regulasi. Di luar itu, hal lain yang juga sangat penting adalah memberikan pelatihan tata cara alih media arsip pada tim klien agar dalam jangka panjang, klien tidak tergantung terus menerus pada pihak luar.
2. Implementasi Aplikasi Digital Cabinet™

Sebagai solusi yang sempurna, hasil dari proses alih media arsip perusahaan di atas selanjutnya diintegrasikan ke dalam aplikasi Digital Cabinet™.

Digital Cabinet™ adalah aplikasi berbasis web (web based application) yang membantu institusi mengakses arsip/dokumen secara cepat dan mudah. Digital Cabinet™ diimplementasikan (dipasang) pada server internal di institusi. Akses arsip dilakukan dengan membuka aplikasi browser web di masing-masing komputer pegawai/staf yang diberi hak akses. Maka tanpa perlu meninggalkan meja kerja, atau menelepon kolega kerja, atau menunggu pengambilan arsip, dalam waktu 60 detik atau kurang dokumen arsip yang diperlukan langsung terbuka di layar monitor yang memerlukan.

Penjelasan mengenai Aplikasi Digital Cabinet™ dapat dilihat disini.
3. Pengadaan Perangkat Server (opsional)

Digital Cabinet™ menyediakan perangkat keras server dengan spesifikasi sesuai kebutuhan klien.
 
KEUNTUNGAN UNTUK KLIEN

Paket Alih Media Arsip Digital Cabinet™ ini akan menguntungkan institusi, antara lain:

 Kemudahan Implementasi Sistem Arsip Digital.
Cukup berhubungan dengan satu pihak untuk semua pekerjaan mulai alih media, pengadaaan hardware server, hingga implementasi aplikasi serta pelatihan SDM.

 Efisiensi Biaya.
Dengan melakukan pekerjaan dalam satu paket, institusi akan mendapatkan perhitungan biaya layanan yang lebih baik, dibanding pekerjaan dilakukan secara terpisah.

 Keamanan Data Arsip Institusi.
Dengan membatasi jumlah pihak luar yang menangani proses alih media hingga implementasi aplikasi, institusi menghindari resiko akses arsip oleh pihak yang tidak diinginkan.

Guarantee Result, Support and Maintenance.

Digital Cabinet™ akan memastikan kualitas hasil pekerjaan optimal, tepat waktu dan sesuai anggaran. Mulai proses persiapan arsip, alih media (scanning) hingga implementasi aplikasi. Tim Digital Cabinet™ juga akan memberi pelatihan pada SDM klien, termasuk menyusun manual tata cara alih media yang khusus dikustomisasi sesuai karakter arsip di klien sehingga dalam jangka panjang, SDM klien mempunyai pilihan bisa melakukan proses alih media secara mandiri dan tidak tergantung pada vendor.

Terkait dengan implementasi sistem, setiap minggu tim support Digital Cabinet™ akan berkunjung ke tempat klien untuk memantau, memastikan sistem berjalan dengan baik sekaligus memberi pendampingan bagi klien untuk mengoperasikan sistem secara efektif. Selanjutnya setelah berjalan lancar, kunjungan rutin dijadwalkan setiap bulan atau sesuai kesepakatan dengan klien.

Designed to take your teamwork to the next level
Easy & fast access office document files

Easy & fast access
office document files

Secure, audit trail monitoring

Secure, audit
trail monitoring

Dedicated 24/7 live support team

Dedicated 24/7
live support team

BUSINESS PARTNER


PT. INTIKOM BERLIAN MUSTIKA
PT. INTIKOM has over 25 years of excellence in IT Solutions. Established in 1990, Intikom has become a reliable IT solutions provider for the clients in keeping them ahead in the industry and makes Intikom a partner to lead.


View Website  |   Request Quote/Demo
 Call. (021) 5297 1700 [Pak Nanda]

 Offices: Jakarta | Surabaya | Batam

OFFICE ADDRESS

 Equity Tower, 49th Floor
 JL. Jend. Sudirman Kav. 52-53
 Jakarta 12190
 EMAIL:  info@digitalcabinet.co.id

  CONTACT MARKETING

 Joan Hadinata (Manager)
 HP/WA: 0823-1776-3212
 EMAIL:  joan@digitalcabinet.co.id




Contact Us WA 0823-1776-3212 (Joan Hadinata)